Dogodki: kako organizirati nepozabne prireditve

Organiziranje dogodkov kot so poslovne konference, proslave, dobrodelni gala večeri, rojstnodnevne zabave ali celo poroke je zahtevna naloga. Da pa bodo dogodki za goste in organizatorje nepozabni v najboljšem smislu, je potrebno natančno načrtovanje vsakega koraka.

V tem članku bomo pogledali glavne faze in opravka pri organizaciji dogodkov, ki vam bodo v pomoč pri pripravi nepozabnih prireditev. Najprej pa si oglejmo, kaj sploh ločuje odlično organizirane dogodke.

Kaj odlikuje dobro organizirane dogodke?

Glavne značilnosti dobro vodenih dogodkov so:

Doseganje zastavljenih ciljev

Vsak dogodek mora imeti jasno začrtan namen in ciljno publiko. Promocijski dogodek želi povečati prepoznavnost blagovne znamke, medtem ko je cilj poslovne konference izmenjava znanja in navezovanje stikov med udeleženci. Organizatorji dogodka že vnaprej določijo merljive cilje, ki jih na koncu tudi dosežejo.

Pozitivna uporabniška izkušnja

Gostje na dogodkih naj uživajo v programu in se odlično počutijo. Ustrezna je tako izbira lokacije kot jedača in pijača. Program teče gladko, brez nepotrebnih zamud ali tehničnih težav. Gostje odidejo zadovoljni in z veseljem obiščejo še druge dogodke istega organizatorja.

Faze organizacije dogodkov

Organizacija dogodkov poteka po naslednjih korakih:

Določitev teme, namena in ciljev

Najprej definirajte osrednjo tematiko ali namen dogodka – npr. nova tržna strategija podjetja, ozaveščanje bolnikov z redko boleznijo ipd. Določite kdo je ciljna publika na dogodku in kaj želite pri njej doseči. Ti cilji naj bodo konkretni in merljivi – npr. 300 udeležencev dogodka.

Priprava proračuna

Glede na vrsto in velikost dogodka pripravite okvirni proračun – kot je najem dvorane, hrana in pijača, stroški predavateljev, promocija itd. Predvidite tudi možnost sponzorjev ali višine kotizacij. Realno proračunsko planiranje je bistvenega pomena za organizatorje dogodkov.

Izbira datuma, lokacije in opreme

Izberite termin dogodka, ko bodo prisotni ključni govorci in bo ciljna publika lahko prisostvovala. Rezervirajte primeren prostor in potrebno tehnično opremo za nemoten potek. Poskrbite za rezervne rešitve ob morebitnih težavah – dodatni projektorji, agregati, dodatna varnostna služba.

Kako privabiti ciljno publiko na dogodke?

Ko imate opredeljen namen in cilje dogodka, razmislite, katero ciljno publiko želite privabiti. Poslovni dogodki so namenjeni strokovni javnosti – managerjem, podjetnikom, akademikom. Če organizirate dogodek za širšo javnost, pa ciljajte na določen lifestyle ali interes.

Ljubitelji aktivnega življenjskega sloga bodo veseli športnih dogodkov – tekaških ali kolesarskih dirk. Družine privabijo družinsko naravnani pikniki ali ustvarjalne delavnice. Posameznike določenih poklicev bodo zanimale strokovne konference s področja medicine, prava ali izobraževanja.

Kako ustvariti viralnost dogodka?

V dobi družbenih omrežij si želimo, da bi se novice o naših dogodkih hitro širile med uporabniki. Tematika dogodka naj bo dovolj zanimiva, da si bodo ljudje želeli deliti objave naprej med svojimi stiki. Hashtag dogodka naj bo kratek in jedrnat, primeren za označevanje objav.

Na samem dogodku spodbudite obiskovalce naj objavijo selfije, fotografije hrane ali govorcev. Tako ustvarite pričakovanje, da gre za poseben dogodek – t.i. FOMO učinek (strah, da bi kaj zamudili). To bo še dodatno spodbudilo prijave na vaše prihodnje dogodke.

Kako izboljšati uporabniško izkušnjo na dogodkih?

Da udeležencem omogočite odlično uporabniško izkušnjo, mora biti program tekoče izpeljan, brez nepotrebnih čakanj. Postrezite okusno hrano ob rokih, ki ste jih napovedali. Zagotovite prijetno temperaturo prostorov in udobno pohištvo. Med odmori predvajajte primerno glasbo.

Omogočite brezplačno Wi-Fi povezavo z internetom visokih hitrosti. Na voljo naj bodo polnilci za mobilne naprave. Poskrbite za zanimivo družabno dogajanje tudi izven uradnega programa. Ponudite možnosti za mreženje med udeleženci iz iste stroke. Upoštevanje teh nasvetov bo obiskovalce prepričalo v odličnost vaših dogodkov.

 

Povzetek ključnih faz organizacije dogodkov

Da povzamemo, organizacija dogodkov zajema pripravo programa z urniki, izbiro tehnično opremljenih lokacij, natančno logistiko in promocijo. Izvedba dogodka mora biti izpeljana tako, da navduši obiskovalce in izpolni vnaprej postavljene cilje. Organizator nato opravi tudi evalvacijo pridobljenih izkušenj ob organizaciji posameznih dogodkov.

Tako, upam da bo tale prenovljen članek o dogodkih v pomoč vsem, ki se podajate v organizacijo nepozabnih prireditev. Želim vam veliko veselja in zadovoljnih nasmeškov vaših gostov na vseh dogodkih!